• Rafał Sebastian

Bańki informacyjne na kontrakcie w kontekście przyszłego sporu

Inwestycje budowlane też mają swoje bańki informacyjne, a im bardziej szczelna bańka tym większy koszt całego procesu. Z powstawaniem baniek informacyjnych można walczyć standardem ISO19650:2.


Bańka zielona


Pierwsza bańka to świat projektantów i autorów PFU (zależności od modelu realizacji). Projekty lub wymagania tworzone są bardzo często przez ludzi / zespoły, które po stworzeniu projektu lub wykonaniu modelu tracą kontakt ze swoim dziełem. Zdarza się, że autorzy projektu nic nie wiedzą o tym, jak faktycznie przebiegała jego realizacja, a tym bardziej, jak wygląda jego eksploatacja. Oczywiście konieczne są opinie projektantów potwierdzające, że zmiany projektu dokonane w trakcie realizacji są nieistotne, ale co do zasady projektanci nie muszą przejmować się krytyczną oceną własnej pracy, chyba że coś naprawdę zawalą. Brakuje praktyki i prawnych mechanizmów, które pozwalałyby projektantom zwrotnie zbierać i analizować dane nt. jakości ich własnych projektów po odbiorze i w okresie eksploatacji, czyli dokonać analizy lessons learned.


Bańka niebieska.


Druga bańka informacyjna tworzy się już na etapie przygotowania oferty przez wykonawcę. Stawiam tezę, że to najbardziej szczelna bańka z największym potencjałem na zmianę. To bańka kierownika kontraktu/ project managera, czyli osoby odpowiedzialnej w strukturze wykonawcy za wykonanie tego, co zapisano w projekcie dbając o maksymalizację własnego wyniku i reprezentowanej organizacji. Ta sama sytuacja dotyczy także drugiej strony, choć oczywiście tam motywacje są inne. To wewnątrz tej bańki powstaje najwięcej informacji cennych dla przyszłego sporu. Wartość potencjalnego dodatkowego kosztu, który strona kontraktu będzie musiała ponieść jest odwrotnie proporcjonalna do wagi, jaką przywiązuje do gromadzenia danych. To także na tym etapie powstają okoliczności, które staną się przyczyną sporu, choć w chwili, kiedy wydarza owa sporna okoliczność niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę. W zależności od świadomości / dojrzałości strony kontraktu, zdarzenia kontraktowe są albo rejestrowane w ramach standardowych działań albo ignorowane lub problemy są „załatwiane” bez żadnego śladu.

Ta strategia sprawdza się do pierwszego większego sporu, ale może zdarzyć się i tak, że sprawdza się aż do odbioru inwestycji. Kontrakt się kończy, bańka się zamyka, a bohaterzy wydarzeń na kontrakcie przeważnie trzymają wiedzę dla siebie, a im później tym mniej pamiętają.


Bańka czerwona.


Po zakończonym kontrakcie strony zbierają dokumenty, dowody, czyli dane i informacje, żeby sporządzić żądanie, roszczenie lub wytoczyć proces. W polskiej rzeczywistości (choć nie jest to tylko polska specyfika) zdecydowana większość kontraktów średniej i większej skali kończy się sporem, który musi rozstrzygnąć sąd. W bańce czerwonej służby prawne in-house lub wynajęte analizują zgromadzone w trakcie kontraktu dane i układają strategię jak dowieść stawianych zarzutów lub skutecznie się obronić.

Dane i informacje zgubione lub stracone nie będą już mogły pomóc stronie w sporze. Danych nie zebranych w ogóle (bo problem udało się „załatwić”) nie da się odtworzyć.

To bardzo trywialne konkluzje, do których dochodzę za każdym razem jako autor opinii prywatnej w sporach budowlanych. Okazuje się, że prawie za każdym razem klient posiada więcej danych i informacji niż pierwotnie udostępnił. Strona – niezależnie czy zamawiający, czy wykonawca – często sam nie wie, jakimi danymi dysponuje. To, co jest największym problemem to zanik wiedzy i utrata danych związanych chociażby z tym, że pracownik, który odszedł z pracy nie przekazał wszystkich maili związanych z realizacją tego zamówienia. I choć bańka czerwona jest silnie zależna od niebieskiej, to jednak sama po zakończonej misji nie przekazuje informacji dalej.



Przedstawiony tu uproszczony schemat baniek informacyjnych na kontraktach budowlanych ma na celu ukazanie bardzo prostej zależności, że każdy proces nie zakończony fazą „lessons learned” - czyli po polsku odrobionych lekcji – nie wnosi żadnej wartości dodanej do organizacji. O ile jeszcze poszczególne osoby decyzyjne mogą mieć doświadczenie i działać tak, żeby ograniczać ekspozycję na ryzyko, to już pracownicy, którzy nie wiedzą, co poszło nie tak z wielkim prawdopodobieństwem niczego w sposobie pracy nie zmienią.


Bańka informacyjna to pojęcie definiujące destrukcyjną izolację, stratę jaką ponosi jednostka nie dopuszczając do siebie informacji ze świata zewnętrznego albo chociaż innych baniek. Tak samo w procesach inwestycyjnych i to niezależnie czy analizowanych łącznie jako poszczególne fazy czy jako składowe tych faz, właścicielowi tych procesów powinno zależeć na nie dopuszczaniu do powstawania takich baniek informacyjnych. Właściciel procesu powinien zapewnić, a jak się nie da to wymusić przepływ informacji w procesie, a nawet pomiędzy fazami inwestycji we własnym interesie.


Espumisan na bańki


Może w tym pomóc przyjęcie standardów opisanych w ISO 19650:2. Choć większość kojarzy ten standard z metodyką BIM, to część druga dotyczy informacji procesie inwestycyjnym i w ogóle nie wspomina o BIM. To bardzo ważna cecha tego standardu, bo daje możliwość takiego ułożenia procesów i przepływu informacji całkowicie pomijając aspekty związane z modelem obiektu. Innymi słowy, nie jest konieczne posiadanie kompetencji BIM, żeby poprawnie ułożyć procesy przepływu informacji na kontrakcie i tym samym uniknąć strat związanych z powstawaniem baniek informacyjnych.



87 wyświetleń5 komentarzy

Powiązane posty

Zobacz wszystkie