Zainspirowany artykułem Contract Data Manager – nowe stanowisko na kontrakcie postanowiłem przedstawić warsztat pracy administratora kontraktu (ang. Contract administrator) i opowiedzieć w jaki sposób porządkuje on zapiski mogące mieć wpływ na realizację kontraktu. To usystematyzowanie pozwala na rzetelną i błyskawiczną ocenę materiału dowodowego – tym samym umożliwia wybór najlepszej strategii procesowej na wypadek sporu i ocenę szans obrony swoich racji. Przedstawiony opis warsztatu po delikatnych modyfikacjach można oczywiście zaadoptować na innych stanowiskach pracy.
W celu zobrazowania kontekstu posłużę się przykładem korespondencji przychodzącej i wychodzącej na budowie. W klasycznym modelu administrowania dokumentacją sekretariat budowy rejestruje pisma przychodzące i wychodzące, wpisuje do książki korespondencji sygnaturę pisma, datę, nadawcę i odbiorcę, po czym wpina dokument w segregator. Dokument jest zarchiwizowany, ale dostęp do niego jest ograniczony. Należy być na miejscu i wiedzieć czego szukać. W przeciwnym razie konieczne jest wertowanie dziesiątek segregatorów od deski do deski, aby odnaleźć dokument dotyczący sprawy.
Rola administratora kontraktu sprowadza się do skrócenia czasu koniecznego do odnalezienia zapisków mogących mieć wpływ na realizację kontraktu. W tym celu, dla każdej okoliczności mogącej mieć wpływ na realizację kontraktu, konieczne jest stworzenie teczki zawierającej akta sprawy. W kontekście pierwszeństwa dowodu pisemnego w sprawach gospodarczych, korespondencja wychodząca i przychodząca zebrana chronologicznie w takiej teczce powinna być przeplatana notatkami określającymi ustalenia ustne i inne okoliczności nieopisane w korespondencji.
Oczywiście rola administratora kontraktu nie sprowadza się wyłącznie do czynności archiwizacyjnych. Powinien on na podstawie przepisów prawa i zgromadzonego materiału dowodowego kształtować korespondencję w sposób właściwy dla przedmiotowej sprawy, tak aby chronić interes prawny swojego mocodawcy.
Na koniec należy się zastanowić, jak cyfryzacja wpłynęła na pracę administratora kontraktu. Oczywiście w pierwszej kolejności nastąpiło przeniesienie warsztatu administratora kontraktu do rzeczywistości cyfrowej, tj. zostały odwzorowane dokładnie te same czynności. W dalszych krokach, przywołana wcześniej korespondencja może zostać zeskanowana. Zdigitalizowana korespondencja może być następnie analizowana zdalnie, bez konieczności wizyty w biurze budowy (oszczędność czasu). Zeskanowana korespondencja może zostać poddana optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR), co pozwala na przeszukiwanie dokumentów po słowach kluczowych (istotna oszczędność czasu). Jednocześnie cyfryzacja skróciła czas konieczny na wdrożenie nowych osób w sprawę mogącą mieć wpływ na realizację kontraktu. W zależności od sposobu przechowywania danych cyfrowych można je skopiować lub udostępnić i błyskawicznie wdrożyć nową osobę do zajęcia się sprawą.
Michał Siejda
Dodaj komentarz