Zarówno duże, jak i mniejsze organizacje, w stosownym dla siebie czasie, zaczynają systematyzować procesy w uporządkowane struktury. W toku takiej transformacji powstają schematy działania, procedury i szablony typowych powtarzalnych dokumentów. Szablony ułatwiają pracę pracownikom i podnoszą jakość pracy zarówno pod względem merytorycznym, jak i wizerunkowym. Niestety przy wprowadzaniu zmian i aktualizacji wzorców dokumentów wiele organizacji napotyka problem związany z korzystaniem przez pracowników z nieaktualnych szablonów.
Najbardziej oczywistym sposobem radzenia sobie z ujednolicaniem dokumentów jest przechowywanie przez odpowiedni dział schematów działania, procedur i szablonów na wydzielonej przestrzeni dyskowej, która jest zawsze aktualna. Aby skorzystać z danego szablonu, pracownik otwiera daną lokalizację, pobiera aktualną wersję szablonu i następnie na niej pracuje. W praktyce często zdarza się, że pracownicy, z różnych względów, zamiast wchodzić na lokalizację sieciową, korzystają z pliku z poprzedniego projektu i podmieniają w nim dane. W takiej sytuacji może dojść do powielenia informacji, które są nieadekwatne względem bieżącego zastosowania oraz może dojść do nieuwzględnienia wymagań określonych w nowym, zaktualizowanym szablonie.
Aby uniknąć takiej sytuacji wiele organizacji korzysta z powiadomień np. newsletterów firmowych, w których informuje o wprowadzeniu zmian. W mojej ocenie skuteczność takiego działania jest znikoma. Istnieją jednak inne sposoby, które są moim zdaniem dużo bardziej odporne na niewłaściwe korzystanie z bazy wzorców. Pakiet Office posiada kilka wbudowanych funkcji, które w zależności od wielkości organizacji mogą pomóc w zorganizowaniu szablonów.
W pierwszej kolejności należy wspomnieć o szablonach użytkownika – tj. domyślnych szablonach, które wgrywają się razem z instalacją oprogramowania. W MS Wordzie znajdziemy obszerny pakiet z propozycjami różnych dokumentów, który uruchamia się przy włączeniu programu. Oczywiście do tej biblioteki możemy dodać własne szablony, jednak wtedy będą one wymieszane z tymi domyślnymi.
Aby uniknąć zamętu z przemieszanymi dokumentami, konieczne jest stworzenie odrębnej biblioteki. Z wbudowanych opcji można wybrać:
· Szablony osobiste
· Szablony grupy roboczej
· Sieć dostarczania zawartości (CDN)
Dwie pierwsze opcje nie wymagają jakiejkolwiek pracy programistycznej i mogą być ustawione w opcjach pakietu MS Office.
Powinny one wskazywać na odpowiedni zasób sieciowy, z którego będą pobierane szablony. Z drugiej strony ta łatwość w przeprowadzeniu konfiguracji ogranicza możliwości zdalnego zarządzania prawami dostępu do dokumentów oraz zwiększa ilość pracy przy konfiguracji ustawień dla każdego użytkownika.
W przeciwieństwie do dwóch pierwszych wymienionych metod, sieć dostarczania zawartości (CDN) pozwala na zautomatyzowane dostarczanie szablonów do wszystkich użytkowników w organizacji.
Niezależnie od wybranej metody w pakiecie MS Office pojawią się wgrane i zawsze aktualne szablony dokumentów. Takie umiejscowienie szablonów ogranicza złe nawyki pracowników do ponownego wykorzystania z archiwalnych dokumentów, gdyż łatwiej jest skorzystać z szablonu, który jest na wyciągnięcie ręki.
Oczywiście przedstawione przykłady nie zamykają katalogu dostępnych rozwiązań przedstawionego problemu, lecz ze względu na łatwość wdrożenia są dobrym punktem wyjścia do podniesienia jakości zarządzania szablonami w organizacji.
Wdrożenie sieci dostarczania zawartości (CDN) opisał krok po kroku Kevin Stratvert w filmiku poniżej:
Jeżeli przedstawiony tutorial wydaje się zbyt skomplikowany to opracowaliśmy rozwiązanie oparte o formularz, które pozwala cały proces przeprowadzić z Twojej strony w parę minut. Dłużej to potrwa po stronie Microsoftu, gdzie wdrożenie może potrwać do 24 godzin.
Link do formularza znajdziecie tu ➡️
Michał Siejda
Dodaj komentarz